사무 관리 규정 시행 규칙

- 제 정 2006.12. 1. - 전부개정 2010.11.30. (알법개정) - 일부개정 2012. 1.31. - 일부개정 2012. 4.26.

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규칙은 사무관리 규정(이하 ‘규정’이라 한다.)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. ‘기관 번호’란 행정 사무의 표준화를 위하여 행정자치부장관이 정한 행정 전산망 공통 행정 코드 가운데 기관별 코드 번호를 말한다.

2. ‘누년 일련번호’란 연도 구분과 관계없이 여러 해 연속되는 일련번호를 말한다.

3. ‘연도별 일련번호’란 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도 표시가 없는 번호를 말한다.

4. ‘연도 표시 일련번호’란 연도 표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

5. ‘결재권자’란 이사장과 이사장에게서 결재권을 위임받은 사람을 말한다.

제2장 문서 관리

제1절 문서 작성 일반 사항

제3조(문서 작성의 원칙) 사무관리 규정 제6조에서 규정한 문서는 다음 구분에 따라 작성한다. <개정 2012. 1. 31.>

1. 법규 문서는 조문 형식으로 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.

2. 지시 문서는 다음 구분에 따라 작성한다.

가. 지시: 직원에게 개별적ㆍ구체적으로 발하는 명령으로서 시행문 형식으로 작성하고, 연도 표시 일련번호를 사용한다.

나. 일일 명령: 당직ㆍ출장ㆍ시간외 근무ㆍ휴가 등 일일 업무에 관한 명령으로서 시행문 형식이나 별지 제1호 서식의 회보 형식(이하 ‘회보 형식’이라 한다.) 등으로 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고 문서는 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도 표시 일련번호를 사용한다.

4. 비치 문서는 비치하여 사용하는 대장류와 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식을 정하여 작성한다.

5. 민원 문서와 일반 문서는 시행문 형식으로 작성한다. 다만, 회보나 보고서는 다음 구분에 따라 작성한다.

가. 회보: 소속 직원에게 업무 연락ㆍ통보 등 일정한 사항을 알리는 경우에 사용하는 문서로서 회보 형식으로 작성하고 연도별 일련번호를 사용하며 전자 게시판의 게시로 갈음할 수 있다.

나. 보고서: 특정한 사안의 현황이나 연구ㆍ검토 결과 등을 보고하거나 건의할 때에 사용하는 문서로서 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제2호 서식의 기안문 형식으로 작성한다.

제4조(용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우가 아니면 흰색으로 한다.

② 문서는 용지의 위에 30밀리미터, 왼쪽에 20밀리미터, 오른쪽과 아래에 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색이나 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성ㆍ수정ㆍ주의 환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제5조(문서의 수정 등) 규정 제11조 본문의 규정에 따라 문서의 일부분을 삭제하거나  수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 그 글자의 가운데 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 자리에 서명하거나 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제하거나 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제하거나 수정한 글자 수를 표시하고 서명하거나 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 글자 수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.

제6조(문서의 간인) ① 결재권자가 규정 제16조에 해당하는 문서를 결재한 때에는 직인 관리자는 직인으로 문서에 간인하여야 한다.

② 규정 제12조 제3항에 따른 전자 문서의 간인은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 한다.

1. 면 표시의 방법: 모든 증명 발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제7조의 규칙을 준용한다.

2. 발급 번호 기재의 방법: 모든 증명 발급에 관한 문서는 그 전자 문서의 왼쪽 기본선의 아래에서 시작하여 발급 번호를 기재하되, 다음 예시와 같이 표시한다.

(예시) 단말 번호-출력 연월일/시ㆍ분ㆍ초-발급 일련번호-쪽 번호

제7조(면 표시) ① 문서의 면 표시는 문건별 면 번호를 중앙 하단에, 문서철별 면 번호를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 된 문서 중 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면 번호를 그 문건의 전체 면 번호와 해당 면 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면 번호는 그 문서철의 첫 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.

② 문건별 면 번호는 위에서 아래 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면 번호를 부여하여야 하며, 문서철별 면 번호는 표지와 색인 목록을 제외하고 본문부터 시작하여 면 번호를 부여한다.

③ 같은 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면 번호는 전권 마지막 면 번호 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인 목록에는 면 번호를 매기지 않는다.

④ 문서철별 면 번호는 처음에는 연필로 표시한 후 기록물 정리 행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

제8조(문서에 대한 표시) ① 문서에 서식ㆍ금전ㆍ유가증권ㆍ참고 서류, 그 밖의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제11조의 규정에 따라 나누어 표시하여야 한다.

② 문서와 유가 증권에 금액을 표시하는 때에는 규정 제9조 제2항의 규정에 따라 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

③ 기안문과 시행문에는 가능한 한 기념사업회의 로고ㆍ상징ㆍ마크ㆍ홍보 문구 등을 표시하여 기념사업회의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

제9조(각종 대장ㆍ서식 등의 전자 관리) 규정이나 이 규칙에서 정한 각종 대장ㆍ서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자 문서 시스템 등으로 관리하여야 한다.

제2절 문서의 구성

제10조(문서의 구성 등) ① 기안문과 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문ㆍ결문으로 구성한다. 다만, 전자 문서는 두문ㆍ본문ㆍ결문ㆍ붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문ㆍ본문의 제목ㆍ결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용ㆍ붙임으로 구성한다.

1. 두문은 기념사업회명과 수신자로 한다.

2. 본문은 제목ㆍ내용ㆍ붙임으로 한다. 다만, 전자 문서인 경우에는 제목과 내용으로 할 수 있다.

3. 결문은 발신 명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위이나 직급, 서명 (전자 문자 서명ㆍ전자 이미지 서명ㆍ행정 전자 서명을 포함한다. 이하 같다.), 생산 등록 번호와 시행 일자, 접수 등록 번호와 접수 일자, 기념사업회의 우편 번호ㆍ주소ㆍ누리집 주소ㆍ전화 번호ㆍ모사전송 번호, 직원의 공식 전자 우편 주소와 공개 여부 구분으로 한다.

② 제1항 제3호의 규정에 따른 생산 등록 번호와 접수 등록 번호는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조의 규정에 따른 생산 등록 번호와 접수 등록 번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명이나 수신자 기호를 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조 기관이나 보좌 기관의 직위를 쓰되, 보조기관이나 보좌 기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○ 업무 담당 등으로 쓴다. <개정 2012. 1. 31.>

③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 난이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 ‘수신자 참조’라고 쓰고 결문의 발신 명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명이나 수신자 기호를 표시한다.

④ 제2항의 규정에 따른 수신자 기호 보조 기관과 보좌 기관은 이사장이 정한다.

⑤ 이사장은 제2항의 규정에 따른 수신자 기호와 제2조 제1호의 규정에 따른 기관 번호를 연계하고, 기관 번호의 생성ㆍ폐지ㆍ변경 등의 내력을 관리하도록 하여야 한다.

⑥ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니 된다.

제11조(항목의 구분) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 따라 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째 항목의 구분은 ‘1.’, ‘2.’, ‘3.’, ‘4.’ ‥‥‥로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 ‘가.’, ‘나.’, ‘다.’, ‘라.’ ‥‥‥로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 ‘1)’, ‘2)’, ‘3)’, ‘4)’ ‥‥‥로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 ‘가)’, ‘나)’, ‘다)’, ‘라)’, ‥‥‥로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 ‘(1)’, ‘(2)’, ‘(3)’, ‘(4)’ ‥‥‥로 나누어 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 ‘(가)’, ‘(나)’, ‘(다)’, ‘(라)’ ‥‥‥로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ‘①’,‘②’, ‘③’, ‘④’ ……로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ‘㉮’, ‘㉯’, ‘㉰’, ‘㉱’ ……로 나누어 표시한다.

9. 제2호ㆍ제4호ㆍ제6호ㆍ제8호의 경우에 ‘하.’, ‘하)’, ‘(하)’, ‘㉻’ 이상 더 계속되는 때에는 ‘거.’, ‘거)’, ‘(거)’, ‘<거>’, ‘너.’, ‘너)’, ‘(너)’, ‘<너>’ ……로 이어 표시한다.

제12조(끝 표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 글자 띄우고 ‘끝’ 표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 글자 띄우고 ‘끝’ 표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄우고 ‘끝’ 표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재 사항을 서식의 마지막 칸까지 작성하는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄운 후 ‘끝’ 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재 사항이 끝나는 경우에는 제1항에서 규정한 ‘끝’ 표시를 하지 아니하고 기재 사항 마지막 글자의 다음 칸에 ‘이하 빈칸’ 표시를 하여야 한다.

제3절 기안문서의 작성

제13조(기안문서) ① 규정 제14조 제2항의 규정에 따른 기안문서는 별지 제2호 서식, 별지 제3호 서식(전자 문서에만 해당한다. 이하 같다.) 또는 별지 제4호 서식(내부 결재 문서에만 해당한다. 이하 같다.)에 따른다.

② 특별한 결재 절차에 사용하는 기안문서의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.

③ 별지 제4호 서식은 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서 등 내부 결재 문서에만 해당하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.

제14조(수정 기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정하거나 기입하는 방법으로 기안할 수 있다.

제15조(전자 문서의 일괄 기안) 전자 문서의 내용이 서로 관련이 있는 경우에는 각각의 안을 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산 등록 번호를 사용하여 같은 때에 시행하여야 한다.

제16조(서식에 따른 처리) 규정 제36조제2항의 규정에 따라 생산 등록 번호란ㆍ접수 등록 번호란ㆍ수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 제13조제1항의 규칙에 따른 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별지 제5호 서식의 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제17조(작성자의 표시) 기안문에 첨부하는 계산서ㆍ통계표ㆍ도표, 그 밖에 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명하거나 날인하여야 한다.

제18조(기안자 등의 표시) ① 규정 제14조에 따라 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 규정 제15조제1항과 제2항의 규정에 따라 검토하거나 협조한 사람은 해당란에 직위나 직급을 쓰고 서명하되, 규정 제15조제3항의 규정에 따라 다른 의견을 표시할 때에는 기안문의 해당 직위나 직급 다음에 ‘(의견 있음)’이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 그 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.

② 문서 처리 부서의 업무 분장상 여러 개의 단위 업무를 총괄하는 책임자(이하 ‘총괄 책임자’라 한다.)가 있는 경우에 그 소관 업무를 분담하고 있는 사람(이하 ‘업무 분담자’라 한다.)이 기안한 때에는 총괄 책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄 책임자가 기안한 때에는 업무 분담자의 의견을 들은 후 규정 제15조와 제16조에 따른 검토ㆍ결재 등을 받아야 한다. 다만, 총괄 책임자나 업무 분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

③ 제2항의 규정에 따라 총괄 책임자나 업무 분담자가 기안문을 검토 등을 할 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 기안문의 해당 직위나 직급 다음에 ‘(의견 있음)’이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 그 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.

④ 규정 제14조제3항의 규정에 따라 기안문의 해당 직위 나 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ◉표시를 한다. 다만, 전자 문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자ㆍ검토자ㆍ결재권자의 직위나 직급란에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자 문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.
[전문개정 2012. 4. 26.]

제19조(결재) ① 규정 제16조 제2항의 규정에 따라 위임된 사항을 전결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 사람의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 서명하여야 한다.

② 규정 제16조 제3항의 규정에 따라 위임 전결 사항을 대신 결재하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 사람의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 대신 결재하는 자의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임 전결 사항이 아닌 사항을 대신 결재하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 대신 결재하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명하여야 한다.

③ 제1항이나 제2항에 따른 결재권자의 서명란에는 서명 일자를 표시할 수 있다.

제20조(발신 방법의 지정) 결재권자가 규정 제18조에 따라 발신 방법을 지정할 때에는 기안문 본문의 마지막에 ‘암호’ 표시를 하여야 한다.
[전문개정 2012. 4. 26.]

제21조(문서의 생산 등록) 문서를 생산한 때 내부 결재 문서인 경우에는 기록물 등록 대장의 수신자란에 ‘내부 결재’ 표시를 하여야 한다. <개정 2012. 1. 31.>

제4절 시행문의 작성ㆍ심사ㆍ발송

제22조(시행문의 작성) ① 규정 제19조에 따른 시행문은 별지 제2호 서식 또는 별지 제3호 서식에 따라 작성한다. 다만, 수신자가 행정 기관이 아닌 경우와 그 밖에 특별한 사유가 있는 때에는 문서 접수란을 표시하지 아니 할 수 있다.

② 이사장이 소속 직원에게 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료 요구ㆍ업무 연락ㆍ통보, 공지 사항, 일일 명령 등의 시행문을 전자 문서 시스템의 전자 게시판이나 기념사업회의 누리집 등에 게시한 때에는 그 문서를 시행한 것으로 본다. 보조 기관이나 보좌 기관이 상호 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다.

제23조(직인 생략 등) ① 규정 제20조 제1항 단서에서 ‘경미한 내용의 문서’란 일일 명령 등 단순 업무 처리에 관한 지시 문서와 기념사업회 내의 단순한 자료 요구ㆍ업무 연락ㆍ통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다.

② 제1항에서 규정한 문서에는 기안문과 시행문의 발신 명의표시의 오른쪽에 별지 제6호 서식의 직인 생략이나 서명 생략(보조 기관 과 보좌 기관 상호 발신하는 문서에 한한다.)의 표시를 하여야 한다.

③ 보조 기관과 보좌 기관이 상호 발신하는 시행문에는 보조 기관이나 보좌 기관이 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 서명(전자 문자 서명ㆍ전자이미지 서명 및 행정 전자 서명을 제외한다.)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속 공무원으로 하여금 발신 명의인의 서명 표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자 문서인 경우에는 서명 표시인을 사용하지 아니하고 전자 문자 서명ㆍ전자 이미지 서명이나 행정 전자 서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.

제24조(시행문의 발송) ① 처리 부서의 문서 수발 업무를 담당하는 사람(문서 담당 부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서 담당 부서의 문서 수발 업무를 담당하는 사람을 말한다.)은 발송할 문서와 기록물 등록 대장의 기재 사항을 확인한 후 발송하여야 한다.

② 인편으로 문서를 발송할 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신 기관 수령자의 소속과 수령 일자를 표시하고 서명(전자 문자 서명ㆍ전자 이미지 서명ㆍ행정 전자 서명을 제외한다.)이나 날인을 받아야 한다.

③ 이사장은 문서를 수발할 때 문서의 보안 유지와 분실ㆍ훼손ㆍ도난 방지를 위하여 적절한 조치를 강구하여야 한다.

④ 직인(전자 이미지 직인을 제외한다.)을 찍어 시행하는 문서는 직인 관리자가 직인을 찍은 후 처리 부서에서 발송하여야 한다. 전자 문서인 경우에는 처리 부서의 문서 수발 업무를 담당하는 사람이 전자 이미지 직인을 찍은 후 처리 부서에서 발송하여야 한다.

제25조(송수신 사항의 기재 등) 모사 전송이나 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신 보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사 전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.

제26조(비밀번호 등) ① 이사장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다.

② 정보 통신망을 이용하여 문서를 작성ㆍ처리하고자 하는 자는 개인별 사용자 계정(ID)ㆍ비밀번호ㆍ전자 이미지 서명을 별지 제7호 서식에 따라 등록하고 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 처음 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.

③ 제1항과 제2항의 비밀번호는 문서의 보호와 보안 유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.

제5절 접수 문서의 처리

제27조(문서의 접수) ① 삭제 <2012. 1. 31.>

② 규정 제22조제2항에서 규정한 접수인은 별지 제8호 서식에 따르며 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 별지 제2호 서식 또는 별지 제3호 서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다.

③ 우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있을 때에는 별지 제9호 서식의 영수증을 보내 주어야 하며, 인편으로 문서를 접수한 때에는 서명(전자 문자 서명ㆍ전자 이미지 서명ㆍ행정 전자 서명을 제외한다.)이나 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.

④ 당직 근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무 시간 시작 후 곧바로 이를 문서 담당 부서에 넘겨주어야 한다.

⑤ 감열 기록 방식의 모사전송기로 보존 기간이 3년 이상인 문서를 수신한 때에는 그 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.
[전문개정 2012. 4. 26.]

제28조(문서의 공람) 규정 제22조 제3항에서 규정한 공람 대상 문서는 다음 각 호의 문서를 말한다. 다만, 통계ㆍ설문 조사 등을 위하여 모으는 문서는 제외한다.

1. 결재권자에게서 처리 지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원 문서

3. 기념사업회 내 보조 기관이나 보좌 기관 사이의 업무 협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관 사항 등 형식 면이나 규정ㆍ예산 등 내용 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 직원의 신상(身上), 교육 훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로나 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

제29조(문서의 배부와 처리) ① 문서 담당 부서는 받은 문서가 둘 이상의 보조 기관이나 보좌 기관에 관련되는 때에는 그 관련 정도가 가장 높다고 판단되는 보조 기관이나 보좌 기관에 보내야 한다. 처리 부서에서 직접 접수한 경우에도 그렇게 해야 한다.

② 제1항에 따라 문서를 접수한 처리 부서는 해당 문서를 복사하여 관련 보조 기관이나 보좌 기관에 처리 부서의 장(처리 부서가 소속된 보조 기관이나 보좌 기관을 포함한다.)의 명의로 이송하여야 한다.

제30조(문서의 반송과 재배부 등) ① 이사장은 접수한 문서의 형식에 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산 등록 번호ㆍ시행 일자ㆍ제목과 반송 사유를 명시하여 발신 기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.

② 처리 부서는 문서 담당 부서에게서 그 소관이 아닌 문서를 인계받은 때에는 곧바로 문서 담당 부서에 반송하여야 하며, 문서 담당 부서는 그 문서를 즉시 재배부하되, 문서 담당 부서장이 지정하는 처리 부서로 보내야 한다.

③ 처리 부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관이 아닌 경우에는 곧바로 이를 문서 담당 부서에 보내어 해당 처리 부서에 배부하도록 요청하여야 한다.

④ 이사장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관 사항인 경우에는 곧바로 이를 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.

제6절 정책 실명제 등

제31조(정책 자료집의 발간 범위) 규정 제28조 제1항에서 정한 정책 자료집의 발간 범위는 다음 각 호와 같다.

1. 규정 제28조 제1항 제1호의 ‘기념사업회 주요 현안 사항’이란 기념사업회의 위상과 존립에 중대한 영향을 미치는 사항으로서 상임이사 이상이 참여하는 회의에서 심의ㆍ결정한 사항을 말한다.

2. 규정 제28조 제1항 제2호의 ‘많은 예산이 투입되는 사업’이란 총사업비가 2억 원 이상인 주요 사업을 말한다.

제32조(정책 자료집의 발간) ① 정책 자료집은 매년 기획 담당 부서에서 주관하여 만들되, 단위 업무별로 만들어야 한다.

② 정책 자료집은 관련 문서를 복사하여 완결 일자별로 정리하여 편철한다.

③ 관련 문서 중 비밀 문서는 보안 업무 규정에 따라 정책 자료집을 비밀로 분류하여 관리하여야 한다.

④ 관련 문서가 종이 문서와 전자 문서 두 가지로 되어 있는 경우에는 전자 문서를 출력하여 한데 묶는다.

⑤ 몇 년 동안 추진되는 정책이나 사업은 1년 단위로 만든다.

⑥ 설계 도면이나 참고 자료 등이 방대하여 첨부가 사실상 곤란한 경우에는 정책 자료집에서 제외하되, 별지 제10호 서식의 정책 추진 과정 비망록의 기타란에 이 사항을 기재하여야 한다.

제3장 관인 관리

제33조(직인의 재료) 직인은 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질로 만들어야 한다.

제34조(직인의 사용) 직인은 그 직의 서리도 사용할 수 있다.

제35조(직인을 찍는 위치) 직인은 이사장의 명칭의 끝 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 증명 서류를 발급하는 경우에는 발급 기관장 표시의 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.

제36조(직인 인영의 색깔) 직인 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자 문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기로 문서를 접수하는 경우에는 직인 인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

제37조(인영의 내용) 직인의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 이사장의 명칭에 ‘인’이나 ‘의인’이라는 글자를 붙인다.

제38조(직인의 등록) 규정 제32조에 따라서 직인(전자 이미지 관인을 제외한다.)의 인영을 별지 제11호 서식의 직인 대장에 등록하여 보존하여야 한다.

제39조(재등록 및 폐기) 규정 제33조에 따라서 직인을 재등록하거나 폐기하는 경우에는 직인 대장에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제40조(전자 이미지 직인의 등록과 관리) ① 전자 이미지 직인을 등록(재등록을 포함한다. 이하 이 조에서 같다.)은 별지 제12호 서식의 전자 이미지 직인 대장에 문서 담당 부서가 등록하고, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 문서 담당 부서가 전자 이미지 직인 대장을 관리하며, 정보화 담당 부서가 전자 이미지 직인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.

② 이사장은 전자 이미지 직인을 위조 또는 부정사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

③ 문서 담당 부서의 장은 전자 이미지 직인을 등록할 때에 일반 직인의 인영을 전자 이미지 직인 대장의 해당란에 찍고, 그 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터 파일에 등록한 후 이를 출력하여 전자 이미지 직인 대장의 해당란에 붙여야 한다.

제41조(인영의 인쇄 사용) ① 처리 부서의 장은 직인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 이사장의 승인을 얻기 전에 그 직인을 관리하는 담당 부서장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무 수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라서 인영의 크기를 적절하게 줄여서 인쇄하여 사용할 수 있다.

② 처리 부서의 장은 제1항의 규정에 따라서 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 때에는 다른 규정에서 특별히 정한 경우를 제외하고는 별지 제13호 서식의 직인 인쇄용지 관리 대장을 비치하고 그 사용 내역을 기록ㆍ보존하여야 한다.

제4장 서식 관리
<장번호개정 2012. 1. 31.>

제42조(서식 설계 기준) 서식설계 기준은 별표 1과 같다.
[전문개정 2012. 4. 26.]

제43조(종이의 질과 단위당 중량 결정 기준) 규정 제36조 제1항에 따른 서식 용지의 질과 단위당 중량을 결정할 때에는 별표 2의 기준과 다음 사항을 참작하여야 한다.

1. 사용 목적

2. 보존 기간과 보존 방법

3. 기재 방법

4. 복사 방법과 복사 매수

5. 사용 빈도

6. 사무 자동화 기기의 활용 여부
[전문개정 2012. 4. 26.]

제44조(서식 규격 등) 규정에 따라 서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격ㆍ지질과 단위당 중량을 표시할 때에는 다음의 예시와 같이 용지의 규격 다음에 괄호를 치고 지질과 단위당 중량을 표시하여야 한다.

(예시) 210㎜×297㎜(일반 용지 60g/㎡(재활용품))

제5장 직무 편람
<장번호개정 2012. 1. 31.>

제45조(직무 편람의 작성) 직무 편람은 다음 사항을 포함하여 작성하되, 수시로 보완하여 활용할 수 있도록 하여야 하며, 사무를 인계ㆍ인수할 때에는 이를 함께 인계ㆍ인수하여야 한다.

1. 업무 연혁ㆍ관련 업무 현황과 주요 업무 계획

2. 업무의 처리 절차와 흐름도

3. 소관 보존 문서 현황

4. 그 밖에 업무 처리에 필요한 참고 사항

제6장 보칙
<장번호개정 2012. 1. 31.>

제46조(사무 관리에 관한 교육) 이사장은 소속 직원에게 1년에 1회 이상 사무 관리에 관한 교육을 실시하여야 한다.
[전문개정 2012. 4. 26.]

제47조(세부 사항) 이사장은 사무 관리에 관하여 필요한 세부 사항을 정할 수 있다.

부칙 <2010. 11. 30.>

1. (시행일) 이 규정은 이사회에서 위임한 절차에 따라 공포한 날부터 시행한다.

부칙 <2012. 1. 31.>

1. (시행일) 이 규칙은 규정심의위원회 심의를 거쳐 공포한 날부터 시행한다.

[별표 1]

서식의 설계 기준(제42조 관련)

구 분	내용	설계 기준
사업회명, 발신명의와 결재란 등 (이 난은 보고 서식 등 기안문이나 시행문 형식이 필요한 경우에 추가로 설치)	사업회명	사업회명을 가장 윗부분 가운데에 둔다.
	발신 명의	발신 명의는 본문의 아랫부분 가운데에 둔다.
	결재란 등	공문서의 발신 명의의 아래에 다음 사항을 설치한다. 가. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위(직급)와 서명 나. 우편 번호, 주소, 누리집 주소 다. 전화 번호, 모사 전송 번호, 직원의 공식 전자 우편 주소, 공개 구분
표제란	1. 서 식 명	가. 다른 서식과 혼동하지 아니하도록 서식의 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙인다. 나. 위치는 윗부분 가운데에 두는 것을 원칙으로 한다.
	2. 수신자명	가. 위치는 윗부분 왼쪽에 두는 것을 원칙으로 한다. 나. 수신자가 일정한 경우에는 이를 명시한다.
	3. 발행 일자	가. 위치는 윗부분이나 아랫부분 오른쪽에 두는 것을 원칙으로 한다. 나. 시행문서의 특징이 있는 것은 발행 일자와 등록 번호를 명시한다.
	4. 발행 번호	각종 증명서 등의 서식에는 발행 번호를 둔다.
	5. 발신 명의	가. 위치는 아랫부분 가운데에 두는 것을 원칙으로 한다. 나. 발신명의를 명시함을 원칙으로 한다. 다. 발신명의 다음에는 성명을 표시하지 아니하는 것을 원칙으로 한다.
본란	1. 항 목 란	가. 구비 서류를 따로 받지 아니하도록 그 내용을 기입할 수 있는 항목을 두는 것을 원칙으로 한다. 나. 항목의 일련번호는 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 정한다. 다. 항목은 서식의 내용을 쉽고, 일관성 있게 파악할 수 있도록 배열한다. 라. 검토ㆍ분류ㆍ선별의 대상과 기준이 되는 항목의 위치는 다음과 같다. ⑴ 왼쪽에서 철하는 경우 - 오른쪽 ⑵ 위에서 철하는 경우 - 아랫부분 ⑶ 카드의 경우 - 윗부분 마. 다른 서식에 옮겨 적어야 하는 항목은 그 서식에 따라 배열하는 것을 원칙으로 한다.

		바. 민원 서식은 다음과 같이 배열하는 것을 원칙으로 한다. ⑴ 인적사항 - 서식명 바로 아랫부분 ⑵ 구비 서류의 종류와 부수 - 왼쪽 아랫부분 ⑶ 처리 기간 - 오른쪽 윗부분 ⑷ 수수료 - 오른쪽 아랫부분 ⑸ 업무 흐름 도표 - 뒷면 ⑹ 전자 신청 가능 여부 - 오른쪽 윗부분 여백에 다음 예시와 같이 전자 신청 가능 여부를 표시한다. (예시) 이 서식은 전자 신청이 가능한 서식입니다. 사. 행정 편의와 단순한 관행상의 이유만으로는 민원 서식의 날인란을 두지 아니하되 필요한 경우에는 서명이나 손도장으로 갈음한다. 아. 주소를 변경할 때 법령에 신고 규정이 없는 허가증, 인가증, 자격증, 신고필증 등의 서식에는 주소란을 두지 아니한다. 자. 오른쪽 상단에 전자적 신청이 가능한 경우에는 이를 표시한다.
	2. 기입란	가. 너비는 타자의 경우는 9밀리미터, 필기의 경우는 10밀리미터, 다기능 사무기기의 경우는 8.5밀리미터로 하는 것을 원칙으로 한다. 나. 길이는 해당란에 기입할 내용에 따라 정한다. 다. 기입란명은 기입할 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙인다.
	3. 금액 및 숫자란	계산이 필요한 숫자란은 계산의 순서를 고려하여 상하나 좌우로 배열하고 계산 부호를 붙인다.
부가란	1. 기재상 주의 사항 2. 비고란 3. 공지 사항	서식의 윗부분에 기입하되 부득이한 경우에는 앞면의 윗부분에 주의 사항에 대한 안내 문구를 표시하고 별지나 뒷면에 그 내용을 기입한다. 기재할 내용이 있는 경우에만 둔다. 공지할 필요가 있는 사항은 서식의 아랫부분에 두는 것을 원칙으로 한다.

[별표 2]

서식 용지의 사용 용도별 지질ㆍ중량 기준(제43조 관련)

번호	서식 용지의 용도	지질과 중량
1	비치 카드, 상장, 통지서(엽서), 임용장, 휴대하거나 게시하는 각종 증서 등	보존 용지 (1종) 120g/㎡
2	보존 기간이 20년 이상인 문서의 서식, 보존기간이 10년 이상인 기안 용지, 회계 장부 및 특수 대장	보존 용지 (1종) 70g/㎡
3	보존 기간이 10년 이상인 문서의 서식(제2호의 서식 제외), 보존 기간이 5년 이하인 문서의 서식, 일반 대장(보존 기간 10년 미만)과 회의 안건ㆍ보고서 등	보존 용지 (2종) 70g/㎡ 또는 일반 용지 60g/㎡ (재활용품)
4	각종 민원 신청서 및 신고서ㆍ통지서	일반 용지 60g/㎡ (재활용품) 또는 신문 용지 54g/㎡ (재활용품)
5	간행물(보존 기간 10년 이상)	보존 용지 (2종) 70g/㎡

[별지 제1호 서식]

사업회 명			회 보				제 호 . . .
(지시 사항) (일일 명령) (연락 사항) (공지 사항) (상벌 사항) (기타) 발신 명의 수신처
회 람

15012-02811일

210㎜×297㎜                                   (일반 용지 60g/㎡(재활용품))

[별지 제2호 서식]

	사 업 회 명 수신자 ( ) (경유) 제목 발 신 명 의 □
	기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자(직위/직급) 서명 협조자(직위/직급) 서명 시행 처리부서명-일련번호(시행 일자) 접수 처리부서명-일련번호(접수 일자) 우 주소 / 누리집 주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 직원의 공식 전자 우편 주소 / 공개 구분

210mm×297mm(보존 용지(2종) 70g/㎡), (일반 용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존 용지(1종) 70g/㎡)

	< 처리요령 >
(이 난은 서식에 포함하지 아니함.)
1. 사업회명: 사업회명을 기재한다. 2. 수신자 ( ): 수신자 이름이나 수신자 기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조 기관이나 보좌 기관을 말한다.)의 직위를 쓰되, 처리할 사람의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무 담당 과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 난이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 ‘수신자 참조’라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자 이름이나 수신자 기호를 표시한다. 3. (경유): 경유 문서인 경우에 (경유)란에 ‘이 문서는 경유 기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유 기관의 장은 ○○○, 제2차 경유 기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신 기관의 장은 ○○○입니다.’라고 표시하고, 경유 기관의 장은 제목란에 ‘경유 문서의 이송’이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다. 4. 제목: 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 5. 발신명의: 이사장의 명의를 기재하고, 보조 기관이나 보좌 기관 상호 발신하는 문서는 그 보조 기관이나 보조 기관의 명의를 기재한다. 6. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급: 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 이사장의 직위는 간략하게 쓴다. 7. 시행 처리부서명-일련번호 (시행 일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수 일자): 처리부서명을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행 일자와 접수 일자란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원 문서는 필요한 경우에는 시행 일자와 접수 일자란에 시ㆍ분까지 기재한다. 8. 주소: 우편번호를 기재한 다음, 기념사업회가 위치한 도로명과 건물 번호 다음에 괄호를 치고 주소를 기재하며, 사무실이 있는 층수와 호수를 괄호 안에 기재한다. (예) 우110-034 서울특별시 종로구 효자로 39(창성동 117) (2층 208호) 9. 누리집 주소: 기념사업회의 누리집 주소를 기재한다. (예) www.mogaha.go.kr 10. 전화 ( ) 전송 ( ): 전화 번호와 모사 전송 번호를 기재하되, ( )안에는 지역 번호를 기재한다. 기관 내부 문서의 경우에는 구내 전화 번호를 기재한다. 11. 직원의 공식 전자 우편 주소: 기념사업회에서 직원에게 부여한 전자 우편 주소를 기재한다. 12. 공개구분: 공개, 부분 공개, 비공개로 구분하여 표시한다.(2012. 1. 31. 개정) 13. 직인 생략 등 표시: 발신명의의 오른쪽에 직인 생략이나 서명 생략을 표시한다. ※ 기안자ㆍ검토자ㆍ결재권자(직위/직급) 서명: ‘기안자ㆍ검토자ㆍ결재권자’라는 용어는 표시하지 아니하고, 기안자ㆍ검토자ㆍ결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 협조자(직위/직급) 서명: ‘협조자’라는 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다. ※ 전결과 서명 표시 위치: 사무관리규정 제16조제2항와 같은 규정시행규칙 제19조 제1항의 규정에 따라 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 서명한다. ※ 전결ㆍ대결ㆍ서명표시 위치: 사무관리규정 제16조 규정에 따라 위임 전결 사항을 대신 결재하는 경우에는 행정 기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 대신 결재하는 자의 서명란에 ‘대결’표시를 하고 서명하며, 위임 전결 사항이 아닌 사항을 대신 결재한 경우에는 이사장 결재란을 설치하지 아니하고 대신 결재하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명한다. ※ 발의자(★)ㆍ보고자(◉)의 표시는 직위나 직급 앞 또는 위에 한다. ※ ‘수신자’는 ‘받는 자’로 쓸 수 있다.

[별지 제3호 서식]

	(표제부) 사 업 회 명 수신자 ( ) (경유) 제목 ※ 본 서식은 표제부입니다. 본문 내용은 본문부(별도 파일)를 이용하시기 바랍니다. 본문 내용에 대한 의견이 있는 경우에만 아래에 기재합니다. 1. 의견 내용 2. 의견을 표시한 자의 소속, 직위(직급)와 성명 발 신 명 의 □
	기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자(직위/직급) 서명 협조자(직위/직급) 서명 시행 처리부서명-일련번호 (시행일자) 접수 처리부서명-일련번호(접수일자) 우 주 소 / 누리집 주소 전화 ( ) 전송 ( ) / 직원의 공식 전자우편주소 / 공개구분

210mm×297mm(보존 용지(2종) 70g/㎡), (일반 용지 60g/㎡(재활용품)), (보존 용지(1종) 70g/㎡) 또는 전산 용지

	(본문부) 제목 (본문 내용) 붙임

[별지 제4호 서식] <개정 2012. 1. 31.>

	등록 번호				담 당
	등록 일자
	결재 일자
	공개 구분
					협조자
		( 제 목)
			※ 필요한 경우 보고 근거와 보고 내용을 요약하여 기재할 수 있음.
	민주화운동기념사업회 0 0 0 0 부서

비고(이 난은 서식에 포함하지 아니함)

1. 이 서식은 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에만 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다.

2. 등록 번호란: 처리부서 기관 코드와 연도별 일련번호를 기재한다.

3. 공개 구분란: 공개, 부분 공개, 비공개로 구분하여 표시한다.

4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급: 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 이사장의 직위는 간략하게 쓴다.

5. 발의자(★), 보고자(◉)표시: 해당 직위나 직급의 앞이나 위에 한다.

6. 전결과 서명 표시 위치: 사무관리규정 제16조 제2항의 규정에 따라 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 서명한다.

7. 전결ㆍ대결ㆍ서명 표시 위치: 사무관리규정 제16조의 규정에 따라 위임 전결 사항을 대신 결재하는 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 ‘전결’ 표시를 한 후 대신 결재하는 사람의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명하며, 위임 전결 사항이 아닌 사항을 대신 결재한 경우에는 이사장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 ‘대결’ 표시를 하고 서명한다.

8. 보조 기관이나 보좌 기관의 전결 사항이 아닌 결재 사항인 경우에는 검토자는 해당란에 서명을 하고, 보조 기관이나 보좌 기관은 그 보조 기관이나 보좌 기관의 직위를 쓰고, 해당란에 서명한다.

9. 크기와 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.

210㎜×297㎜  (보존 용지(2종) 70g/㎡), (일반 용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존 용지 (1종) 70g/㎡)

[별지 제5호 서식]

간이결재인(제16조 관련)

담 당	부서장	부서장	이사	이사장

※ 결재란의 수는 기관에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

※ 기재요령

위 칸에는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급을 표시하고, 아래 칸에는 서명을 표시한다.

[별지 제6호 서식]

직인 생략 또는 서명 생략의 표시(제23조 제2항 관련)

직인 생략

1㎝

3㎝

서명 생략

1㎝

3㎝

[별지 제7호 서식]

사용자 계정과 전자 이미지 서명 등록 신청서

① 소 속					② 전화번호
③ 성 명			④ 직위		⑤ 직급
⑥ 주민등록번호
⑦ 사용자계정(ID)	㉠
	㉡
	㉢
⑧ 비밀번호
⑨ 전자이미지서명
사무관리규정시행규칙 제26조제2항의 규정에 의하여 사용자계정(ID) 및 전자이미지서명등록을 신청합니다. 년 월 일 신청인 (서명 또는 인) 이사장 귀하

※ 작성방법

1. ① 소속은 부서단위까지 구체적으로 기재한다.

(예: 기념사업국)

2. ⑦ 사용자계정(ID)은 ㉠㉡㉢란에 다음 기준에 의하여 기재한다.

첫 자는 영문자로 그 외 문자는 영문과 숫자를 조합해서 6-8자 이내로 기재한다(중복되는 사용자계정이 있을 경우에는 ㉡㉢순으로 부여된다).

3. ⑧ 비밀번호는 영문과 숫자로 6-8자 이내로 기재하되, 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.

4. ⑨ 전자이미지서명은 서명자의 성명을 반드시 한글로 알 수 있도록 표시하되,  싸인펜 등으로 네모안에 꽉 차도록 진하고 크게 표시한다.

[별지 제8호 서식]

접수인(제27조 제2항 관련)

접수	- ( . . . : )

※ 접수란의 크기는 적절하게 조절하여 사용한다.

※ 기재 요령

1. 접수 등록 번호는 처리부서명과 일련번호를 기재한다.

(예1) 기념사업국인 경우: 기념사업국-23

2. 괄호 안에는 접수 일자를 기재한다. 민원 문서 등 시ㆍ분까지 기재해야 할 경우에는 시ㆍ분까지 기재한다. (예) 2002. 5. 10. 또는 2002. 5. 10. 14:23)

[별지 제9호 서식]

문서 영수증

일련번호	받 음
	문서번호	시행일자	제 목	부 수	붙임물	접수일자
년 월 일 받은사람: 소속 직급 성명 서명(인)

[별지 제10호 서식] <개정 2012. 4. 26.>

정책 추진 과정 비망록

정책명		총 소요기간과 예산액
추진 배경
추진 경과
관련자와 업무 분담 내용
다른 기관이나 민간인 관련자
기타
공개 구분

※ 공개 구분란: 공개, 부분 공개, 비공개로 구분하여 표시한다.

210㎜×297㎜ (보존 용지(1종)70g/㎡)

[별지 제11호 서식]

직인 대장

직 인 명
종 류		□직인 □인감 직인			관리부서
□ 등 록 ㆍ □ 재 등 록 직 인	(인 영)		등록일 ( 재등록일 )	년 월 일
			새긴 날	년 월 일
			새긴 사람	주소: 이름과 상호: 주민등록번호:
			최초 사용일	년 월 일
			재 료
			등록(재등록) 사유
			관보 공고	년 월 일 공고 제 - 호
			비 고
폐 기 직 인	(인 영)		등록일 ( 재등록일 )	년 월 일
			폐기일 (분실일)	년 월 일
			폐기 사유	□ 마멸 □ 분실 □ 기타( )
			폐기 방법	□ 소각 □ 이관 □ 기타( )
			폐기자 (분실자)	소속: 직급: 성명:
			비 고
※ 직인을 처음으로 등록한 때에는 □등록란에 V표를, 재등록한 때에는 □재등록란에 V표를 한다. ※ 비고란은 관련 문서의 등록 번호와 시행 일자 등 참고 사항을 기록한다.

210㎜×297㎜(보존 용지(1종)70g/㎡) 또는 210㎜×297㎜(한지)

[별지 제12호 서식]

전자 이미지 직인 대장

직인명
종류		□ 직인 □ 인감 직인
□ 등 록 ㆍ □ 재 등 록	전자 이미지 직인 인영	등록일(재등록일): 년 월 일 최초 사용일 : 년 월 일
	전자 이미지 직인 등록 당시의 일반 관인 인영	등록(재등록) 사 유
		관리 부서
		비 고
폐기	전자 이미지 직인 인영	등록일(재등록일): 년 월 일 폐기일 : 년 월 일
		폐기 사유
		폐기자	소속: 직급: 성명:
		비 고

비고

전자 이미지 직인을 등록할 당시의 일반 직인의 인영을 해당란에 찍고, 그 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터파일에 등록하며, 컴퓨터파일에 등록된 전자 이미지 직인을 출력하여 그 전자 이미지 직인의 인영을 해당란에 붙여야 한다.

210㎜×297㎜(보존 용지(1종)70g/㎡) 또는 210㎜×297㎜(한지)

[별지 제13호 서식]

직인 인쇄지 관리 대장

인쇄 문서명
직인명		인쇄 직인 규격

일자	인쇄량 (매)	사용량 (매)	사용 내역	잔여량 (매)	확인 (서명)

210㎜×297㎜

(보존 용지(2종)70g/㎡