사무 관리 규정

- 제 정 2002. 3.29. - 전문개정 2005. 6.13. - 전문개정 2006.12. 1. - 일부개정 2009. 1. 1. - 일부개정 2010. 2. 1. - 전부개정 2010.11.30. (알법개정) - 일부개정 2012. 4.24. - 일부개정 2013. 4.22. - 타규정개정 2015. 1.30.

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 민주화운동기념사업회(이하 ‘기념사업회’라 한다.)의 사무 관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화ㆍ정보화를 꾀하여 업무의 능률을 높이는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. ‘문서’란 기념사업회 내부적으로나 대외적으로 업무상 작성하거나 시행하는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자 문서 등의 특수 매체 기록을 포함한다. 이하 같다.)와 기념사업회가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. ‘문서 담당 부서’란 기념사업회 내의 문서의 분류ㆍ배부ㆍ수발 업무 지원ㆍ보존 등 문서에 관한 사무를 담당하는 부서를 말한다.

3. ‘처리 부서’란 문서의 수발과 사무 처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. ‘정보통신망’이란 전기 통신설비를 활용하거나 전기 통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용 기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신ㆍ수신하는 정보 통신 체제를 말한다.

5. ‘전자 문서’란 컴퓨터 등 정보 처리 능력이 있는 장치로 전자적인 형태로 작성하여 송ㆍ수신하거나 저장된 문서를 말한다.

6. ‘서명’이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자ㆍ발신 명의인이 공문서(전자 문서를 제외한다.)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

7. ‘전자 문자 서명’이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자ㆍ발신 명의인이 전자 문서에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8. ‘전자 이미지 서명’이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자ㆍ발신 명의인이 전자 문서에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

9. ‘행정 전자 서명’이란 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자ㆍ발신 명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 해당 전자 문서에 첨부하거나 논리적으로 결합한 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

10. ‘전자 이미지 직인’이란 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리 능력이 있는 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

11. ‘전자 문서 시스템’이란 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리 절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

12. ‘정보 시스템’이란 기념사업회가 정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신ㆍ활용하는 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와 처리 절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

제3조(사무 관리의 원칙) 기념사업회의 사무는 용이성, 정확성, 신속성, 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제4조(사무의 분장) 각 부서장은 사무의 능률적 처리와 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 사무를 단위 업무별로 분장하되, 소속 직원들에게 업무량을 고르게 나누어야 한다.

제5조(사무의 인수인계) 직원이 인사 발령이나 사무 분장의 조정 등으로 사무를 인수인계하는 때에는 별도로 정하는 절차에 따라 담당 사무의 진행 상황ㆍ관계 문서ㆍ자료, 그 밖의 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 인수인계하여야 한다.

제2장 문서 관리

제1절 일반 사항

제6조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 내규 문서, 지시 문서, 공고 문서, 비치 문서, 민원 문서, 일반 문서로 나눈다.

1. 내규 문서는 정관, 규정, 규칙 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시 문서는 지시나 일일명령 등 기념사업회 소속 직원에게 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고 문서는 공고 등 기념사업회가 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서를 말한다.

4. 비치 문서는 비치 대장, 비치 카드 등 기념사업회가 일정한 사항을 기록하여 기념사업회 내부에 비치하면서 업무에 활용하게 하는 문서를 말한다.

5. 민원 문서는 민원인이 기념사업회에 시정을 요구하거나 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그 처리 문서를 말한다.

6. 일반 문서는 제1호에서 제5호까지에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.
[전문개정 2012. 4. 24.]

제7조(문서의 성립과 효력 발생) ① 문서는 해당 문서에 서명(전자 문자 서명ㆍ전자 이미지 서명ㆍ행정 전자 서명을 포함한다. 이하 같다.)하는 것으로 결재를 하면 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자 문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다.)됨으로써 그 효력이 발생한다. 다만, 공고 문서의 경우에는 공고 문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시나 공고가 있는 후 5일이 지난 날부터 효력을 발생한다.

제8조(문서의 발신 원칙) 문서는 직접 처리하여야 할 기관이나 대상자에게 발신한다.

제2절 문서의 작성 및 처리

제9조(문서 작성의 일반 원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제14조의 규정에 따라 어문 규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간단명료하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 이유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 그러나 특별한 사유로 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 문서를 작성할 때 쓰는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
[전문개정 2012. 4. 24.]

제10조(문서의 전자적 처리) 기념사업회 이사장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리 절차가 전자 문서 시스템에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제11조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 따로 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명하거나 날인하여야 한다. 다만, 전자 문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자 문서는 기안자ㆍ검토자ㆍ결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제12조(문서의 간인) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 된 문서에는 따로 정하는 바에 따라 간인하여야 한다.

1. 전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 승인과 등록 등에 관계되는 문서

② 제1항의 규정에 상관없이 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정되는 문서는 간인에 갈음하여 천공 방식으로 할 수 있다.

③ 전자 문서의 간인은 따로 정하는 면 표시나 발급 번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다.

제13조(발신 명의) ① 문서의 발신 명의는 기념사업회 이사장 명의로 한다. 다만, 기념사업회 내의 보조 기관이나 보좌 기관이 상호 발신하는 문서(이하 ‘대내 문서’라 한다.)는 당해 보조 기관이나 보좌 기관의 명의로 한다.

② 내부 결재 문서는 발신 명의를 표시하지 아니한다.

제14조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자 문서로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 등 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 문서의 기안은 따로 정하는 기안문서(이하 ‘기안문’이라 한다.)로 하여야 한다. 다만, 관계 서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계 서식에 써넣는 방법으로 할 수 있다.

③ 기안문에는 발의자(기안하라고 지시한 사람을 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다.)와 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다.)를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서는 이를 생략할 수 있다.

1. 검토하거나 결정할 필요 없는 문서

2. 모든 증명 발급, 회의록, 그 밖에 단순 사실을 기록한 문서

3. 일상적, 반복적인 업무의 경미한 사항에 관한 문서

제15조(검토와 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조 기관이나 보좌 기관의 검토를 받아야 한다. 다만, 보조 기관이나 보좌 기관의 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 사유를 명시하여야 한다.

② 문서의 내용이 기념사업회 내의 다른 보조 기관이나 보좌 기관의 업무와 관련이 있는 때에는 그 기관의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항과 제2항의 규정에 따라 기안문을 검토하거나 협조할 때에 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 해당 문서나 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제16조(결재) ① 문서는 이사장의 결재를 받아야 한다. 다만, 보조 기관이나 보좌 기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조 기관이나 보좌 기관의 결재를 받아야 한다.

② 이사장은 사무의 내용에 따라 그 보조 기관, 보좌 기관 또는 해당 업무 담당 직원에게 위임 전결하게 할 수 있으며, 그 위임 전결 사항은 이사장이 규정으로 정한다.

③ 결재권자가 휴가, 출장 그 밖의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대신 결재할 수 있되, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

제17조(검토ㆍ협조ㆍ결재 중인 문서의 열람 체계 구축) 이사장은 검토ㆍ협조ㆍ결재 중인 전자 문서를 검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자 문서의 열람 체계를 구축할 수 있다.

제18조(발신 방법의 지정) 결재권자가 전신망이나 정보 통신망으로 시행할 문서에 결재할 때에 그 내용이 비밀 사항이거나 비밀 사항이 아니라도 누설되는 경우 기념사업회의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신 방법을 암호로 지정하여야 한다.

제19조(시행문의 작성) 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서는 수신자별로 시행문서(이하 ‘시행문’이라 한다.)를 작성하여야 한다. 전신, 전신 타자, 전화로 발신하는 문서는 시행문을 작성하지 아니한다.

제20조(직인 날인과 서명) ① 이사장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시하거나 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장, 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자 이미지 직인을 포함한다. 이하 같다.)을 찍거나 이사장이 서명(전자 문자 서명과 행정 전자 서명을 제외한다.)을 하고, 보조 기관이나 보좌 기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 보조 기관이나 보좌 기관이 서명을 한다. 다만, 전신ㆍ전신 타자로 발신하는 문서에는 직인을 찍거나 서명하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍기와 서명하기를 생략할 수 있다.

② 직인을 찍어야 할 문서로서 여러 수신자에게 동시에 발신하거나 교부하는 문서에는 직인 날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제21조(문서의 발송) ① 시행문은 처리 부서에서 발송하되, 종이 문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자 문서인 경우에는 전자 문서 시스템에서 발송하여야 한다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 등 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편 그 밖에 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 제1항의 규정에 상관없이 전자 문서는 기념사업회의 누리집이나 직원의 공식 전자 우편 주소(기념사업회가 직원에게 부여한 전자 우편 주소를 말한다. 이하 같다.)를 이용하여 기념사업회 외의 자에게 발송할 수 있다.

④ 인편이나 우편으로 발송하는 문서는 문서 담당 부서의 지원을 받아 발송할 수 있다.

⑤ 전자 문서 가운데 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 출력하여 발송할 수 있다.

제22조(문서의 접수ㆍ처리) ① 문서는 처리 부서에서 접수하여야 하며, 문서 담당 부서에서 직접 받은 문서는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조의 규정에 따른 기록물 배부 대장에 기록한 후 곧바로 처리 부서에 이를 배부하여 접수하게 하여야 한다.

② 접수한 문서에는 접수인을 찍고, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에서 규정한 기록물 등록 대장에 접수 등록 번호와 접수 일시를 적어야 하며, 전자 문서인 경우에는 그 접수 등록 번호와 접수 일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 따라 문서 담당 부서에서 직접 받은 문서는 문서 담당 부서가 접수 일시를 적어 처리 부서로 보낸다.

③ 처리 부서의 문서 수발 사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리 담당자에게 인계하고, 처리 담당자는 공람할 사람의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자 문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자 문서 시스템에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④ 제3항에서 규정한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리 기한과 처리 방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리 담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑤ 이사장은 정보통신망을 이용하여 행정기관 외의 자에게서 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수한 문서는 제1항부터 제4항까지의 규정에 따라 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소나 성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑥ 이사장은 기념사업회의 누리집이나 직원의 공식 전자 우편주소로 기념사업회 외의 자에게서 온 문서를 처리 부서에서 접수하게 할 수 있다.

제23조(문서의 등록) 문서는 생산한 즉시「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조의 규정에 따라 기록물 등록 대장에 등록하고 생산 등록 번호를 부여하여야 한다.

제24조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례) 외국어로 된 문서는 제9조부터 제13조까지와 제20조의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.

제24조의2(문서의 보존 기간) ① 문서는 보존 기간을 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 5가지로 구분하되, 문서의 종류별 보존 기간은 별표 3과 같다.

② 문서의 보존 기간 기산일은 해당 문서(1건 문서의 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 최근 문서를 말한다.)를 처리ㆍ완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

③ 보존하고 있는 문서에 대하여 매년 보존 기간 변경의 필요성을 검토하고, 그 보존 기간을 연장하거나 단축할 필요가 있다고 인정하는 때에는 이사장의 결재를 받아 그 보존 기간을 연장하거나 단축할 수 있다.
[번호개정 2012. 4. 24.]

제3절 전자 문서의 표준과 유통

제25조(전자 문서의 표준 고시 등) 이사장은 특별한 사유가 없는 한 행정자치부장관이 정한 전자 문서 시스템 기능의 규격 표준, 전자 문서 시스템 간 전자 문서의 유통 표준, 전자 문서 시스템과 행정 정보시스템 간 전자 문서나 행정 정보의 유통 표준에 적합하다고 인증을 받은 전자 문서 시스템을 사용하여야 한다. 다만, 「산업표준화법」에 따라 한국 산업 규격이 정해져 있는 사항에 대하여는 그 규격에 따른다.

제26조(행정 정보 시스템과 전자 문서 시스템 간의 연계) 이사장은 자체적으로 운영ㆍ관리하고 있는 정보 시스템을 전자 문서 시스템 등과 연계하여 행정 기관과 관련 정보를 공동으로 활용할 수 있게 관련 사항을 고려하여 관리하여야 한다.

제4절 정책 실명제 등

제27조(정책 실명제) ① 이사장은 주요 정책의 결정이나 집행과 관련이 있는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록하여 보존하여야 한다.

1. 주요 정책의 결정이나 집행과정에 참여한 관련자의 소속ㆍ직급ㆍ성명과 그 의견

2. 주요 정책의 결정이나 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 준비 자료와 토의 내용

② 이사장은 주요 정책을 결정하기 위하여 공청회ㆍ세미나ㆍ관계자 회의 등을 개최하는 경우에는 개최 일시ㆍ참석자ㆍ발언 내용ㆍ결정 사항ㆍ표결 내용 등을 처리 부서의 직원에게 기록하게 하여야 한다.

제28조(정책 자료집) ① 이사장은 해마다 처리 부서로 하여금 다음 각 호에 관한 정책 자료집을 만들게 하여야 한다.

1. 기념사업회 주요 현안 사항

2. 많은 예산이 투입된 사업

3. 그밖에 정책 자료집으로 만들어 보존할 필요가 있는 사항

② 제1항에서 규정한 정책 자료집에는 다음 각 호의 사항을 포함하여야 한다.

1. 추진 배경

2. 추진 경과

3. 계획에서부터 시행ㆍ완결까지에 관련된 다음 각 목의 문서

가. 계획서, 보고서, 추진 계획표, 일정표, 심사 분석 결과 등

나. 관련자와 관련자별 업무분담 내용

다. 공청회, 세미나, 관계자 회의의 기록

라. 정책이나 사업 등을 변경하는 경우 변경하게 된 경위, 관련자와 관련 기록
[전문개정 2012. 4. 24.]

제29조(보도 자료의 실명 제공) 기념사업회가 언론기관에 보도 자료를 제공할 때에는 그 자료에 담당 부서, 담당자, 연락처 등을 함께 기재하여야 한다.

제3장 직인 관리

제30조(직인의 종류와 비치) 직인은 기념사업회의 명의로 발송하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인과 법인 인감으로 사용하는 인감 직인으로 구분한다.

제31조(규격) 직인의 모양은 이사장이 정하되, 그 크기는 별표 1의 규격을 초과할 수 없다.

제32조(등록) ① 이사장은 직인의 인영을 직인 대장에, 전자 이미지 직인의 인영을 전자 이미지 직인 대장에 각각 등록하여야 한다.

② 등록하지 아니한 직인은 사용하지 못한다.

제33조(재등록과 폐기) ① 직인을 잃어버렸거나 마멸되거나 갱신할 필요가 있을 때에는 그 사유를 들어 직인을 재등록하여야 한다.

② 제1항이나 그 밖의 사유로 직인을 폐기하고자 할 때에는 직인 대장에 직인 폐기 내역을 적고, 그 직인을 폐기 공고하고 관련 서류를 영구 보존하여야 한다.

③ 전자 이미지 직인을 재등록한 경우 사용 중인 전자 이미지 직인을 즉시 삭제하고, 재등록한 직인의 인영을 전자 이미지 직인으로 교체하여 사용하여야 한다.

④ 사용 중인 전자 이미지 직인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자 이미지 직인을 재등록하여 사용하여야 한다.

제34조(공고) 직인이나 전자 이미지 직인을 등록하거나 재등록하거나 폐기한 때에는 이를 누리집에 공고하여야 한다.

제4장 서식 관리

제35조(서식의 제정) 기념사업회에서 장기간 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제36조(서식 설계의 일반 원칙) ① 서식에 사용하는 용지의 규격은 제9조 제4항의 규정에 따른 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 별표 2의 규격에 해당하는 용지를 사용한다. 다만, 증표류나 컴퓨터로 기록하는 서식 등 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 알맞은 규격의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문이나 시행문을 작성하지 아니하고 서식 자체로 기안문이나 시행문을 갈음할 수 있도록 생산 등록 번호, 접수 등록 번호, 수신자, 시행 일자, 접수 일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③ 전자 문서의 서식은 「전자정부법 시행령」 제24조에서 정하는 바에 따른다. <개정 2012. 4. 24.>

④ 서식에는 호적, 병적, 연고지 등 필요한 항목의 난을 만들고 본적란은 만들지 아니한다.

⑤ 민원 서식에는 해당 민원 사무의 처리 절차, 연락처, 처리기간, 전자적 처리 가능 여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.

⑥ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 만들어서는 아니 된다.

⑦ 서식은 규정에 따라 서식에 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을 선택하여 할 수 있도록 설계하여야 한다.

⑧ 서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 고르게 조절하여 기입 항목을 식별하기 쉽도록 설계하여야 한다.

⑨ 서식에는 가능한 한 기념사업회의 로고, 상징, 마크, 홍보 문구 등을 표시하여 기념사업회의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

제37조(서식의 전산 관리) 이사장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기로 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.

제5장 업무 편람

제38조(업무 편람의 작성ㆍ활용) 기념사업회가 오랫동안 반복적으로 행하는 업무는 그 업무의 처리를 표준화ㆍ전문화할 수 있도록 업무 편람을 작성하여 활용하는 것을 원칙으로 한다.

제39조(업무 편람의 종류) 업무 편람은 다음과 같이 사무 편람과 직무 편람으로 구분한다.

1. 사무 편람은 사무 처리 절차와 기준, 장비 운용 방법, 그 밖에 일상적 근무 규칙 등에 관하여 각 업무 담당자에게 필요한 지침ㆍ기준ㆍ지식을 제공하는 업무 지도서나 업무 참고서를 말한다.

2. 직무 편람은 부서별로 그 소관 업무의 업무 계획ㆍ관련 업무 현황, 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무 현황철이나 업무 참고철을 말한다.

제40조(사무 편람의 심의) ① 이사장은 사무 편람을 발간할 때 필요한 경우에는 해당 부서 직원과 관계 전문가를 심의 자문위원으로 위촉할 수 있다.

② 제1항에서 규정한 심의 자문위원에게는 예산의 범위에서 수당, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제41조(사무 편람의 수정과 보완) ① 사무 편람을 발간한 부서에서는 관련 제도의 변경 등으로 사무 편람의 내용을 수정하거나 보완하여야 하는 사유가 생긴 때에는 그 내용을 수정하거나 보완하여야 한다.

제42조(직무 편람의 작성 대상) 직무 편람은 부서별로 작성한다.

제43조(업무 편람의 관리) ① 처리 부서의 장은 정기적으로나 수시로 직무 편람의 내용을 점검하여야 한다.

② 업무 편람은 컴퓨터 파일로 관리할 수 있다.

제6장 사무 환경

제44조(사무 환경의 관리) 이사장은 사무 환경을 사무 능률의 향상과 직원의 건강 보호를 기할 수 있도록 조성하고 관리하여야 한다.

제45조(사무 개선의 추진) 이사장은 대국민 서비스의 질과 업무의 생산성을 높이기 위하여 지속적으로 사무의 수행 절차와 방법을 개선하여야 한다.

제46조(행정 능률 진단의 실시 등)  이사장은 기념사업회의 사무 개선 지원과 업무의 능률 향상을 위하여 사무의 절차와 방법, 수행 체계와 관련 제도 등을 분석하고 재설계하는 행정 능률 진단을 실시할 수 있다. <개정 2012. 4. 24.>

부칙 <2010. 11. 30.>

1. (시행일) 이 규정은 이사회에서 위임한 절차에 따라 공포한 날부터 시행한다.

부칙 <2012. 4. 24.>

1. (시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.

부칙 <2013. 4. 22.>

제1조(시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날부터 시행한다.

부칙 <2015. 1. 30.> (직제 규정)

제1조(시행일) 이 규정은 이사회의 의결을 거쳐 공포한 날부터 시행한다.

제2조(직제개편에 따른 제 규정의 개정)

<1> 기념사업회의 제 규정 중 “총무국(장)”과 “기획조정실(장)”은 각각 “기획관리실(장)”으로 한다.

<2> 한국민주주의연구소 운영 규칙 일부를 다음과 같이 개정한다.

제4조제2항 중 “제11조”를 “제10조”로, “제12조”를 “제11조”로 한다.

[별표 1]

직인의 규격(제31조 관련)

(단위: 센티미터)

구분		한 변의 길이
직인	이사장인 , 인감 직인	3 이내

[별표 2]

서식 용지의 규격(제36조 제1항 관련)

(단위: 밀리미터)

A 열		B 열
A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10	841×1,189 594×841 420×594 297×420 210×297 148×210 105×148 74×105 52×74 37×52 26×37	B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10	1,030×1,189 728×1,030 515×728 364×515 257×364 182×257 128×182 91×128 64×91 45×64 32×45

[별표 3] <개정 2013. 4. 22, 2015. 1. 30.]

문서 보존 기간표

처리과명	대기능	중기능	소기능	단위 업무명	보존기간
기획관리실	총무 관리	기록 관리	기록물 관리	기록물 관리	5년
				문서고 관리	영구
				문서 접수 관리	3년
				문서 등록 관리	3년
			경영 정보 공개	경영 정보 관리	영구
				정보 공개 운영	3년
			임원실 관리	임원실 보좌	3년
		이사회 관리	이사회 운영	이사회 회의 자료	영구
				이사회 운영 관리	5년
		총무	총무 일반	법인 인감 대장 관리	영구
				기관 운영비 관리	5년
				일반 행사 관리	3년
				체육 행사	3년
				수련회	3년
				대외 협력	5년
				요구 자료 관리	3년
				보안 관리	3년
				회의 운영 관리	3년
				사무용품 관리	1년
				대회의실관리	1년
				출입증발급	1년
				재산대장	영구
				재물 조사 종합 보고서	5년
				물품 불용	5년
				차량 운행 일지	1년
				차량 배차 신청서	1년
				차량 관리	3년
				주차권 지급 대장	1년
			복리 후생	선택적 복지비	5년
				임직원 상해 보험	5년
				건강 검진	5년
				사업장 보건 관리	5년
				부서 운영비	5년
				상조회 관리	3년
				직원 애경사 관리	3년
				동호회 지원비	5년
				사회 보험(4대 보험)	5년
			고객 만족	고객 만족 관리	5년
				민원 처리	5년
			행정 관리 기타	물품 관리	10년
		청사 관리	사무실 관리 기타	사무실 관리	5년
		인사	교육	교육 훈련 관리	5년
				교육 운영	5년
			복무 관리	복무 관리	5년
				근태 관리	3년
				포상	영구
				징계	영구
			인사 관리	신원 보증 관리	5년
				인사 기획	10년
				인사위원회 운영	영구
				채용	10년
				인사 기록 카드 관리	영구
				전보	영구
				증명서 발급 관리	10년
				근태 신청서	3년
				포상	영구
				징계	영구
			근무 평정 관리	근무성적평정관리	10년
			노무 일반	노사 협의회 운영	영구
				노무 관리	5년
		급여	급여 기타	급여와 모든 수당	5년
				퇴직 급여 관리	5년
				연말 정산 관리	5년
				연금 관리	영구
		회계	재무 회계	시재 현황 관리	5년
				수입 대체 경비 관리	10년
				결산 업무	영구
				지출 결의서	5년
				계약 업무 관리	5년
				원천징수관리	5년
				종업원할사업소세	5년
				부가가치세	5년
				그 밖의 신고 관련 관리	5년
		재정	재정	재정 관리	5년
	총무 외부 문서 접수	총무 외부 문서 접수	총무 외부 문서 접수	총무 외부 문서 접수	5년
	총무 행정				5년
	기획 조정	기획 일반	이사회	이사회 구성	영구
				이사회 안건	영구
			대관 업무	국회	5년
				행정자치부	5년
				기획예산처	5년
				그 밖의 유관 기관	3년
			지시 사항	지시 사항 관리	3년
			조직관리	기수와 정원 관리	영구
				조직 업적 평가	5년
				부서 사이의 업무 조정	3년
				혁신 관리	3년
			외부평가	경영 평가	5년
				혁신 수준 진단 평가	5년
				재정 사업 자율 평가	5년
				그 밖의 외부 평가	5년
			규정관리	규정 관리	영구
				규정 심의 위원회 관리	영구
			법무 관리 기타	법무 관리	영구
			계획 관리	중장기 계획의 수립과 관리	영구
			기획업무일반	기획 업무 일반	3년
		예산 관리	예산	예산 계획 수립	5년
				예산 확보	5년
				예산 배정과 관리	5년
				수입 대체 경비 등	5년
				예산 변동 관리 (전용, 이월 등)	5년
		감사	감사	정기 감사	10년
				특별 감사	10년
				일상 감사	5년
				외부 감사	10년
	전산 관리	정보화	정보 시스템 관리	시스템 운영 관리	10년
				보안	10년
				전산 장비	10년
				기술 지원	10년
				정보화 전략 수립	영구
			IT 전문 교육	IT 전문 교육	5년
			웹서비스 관리	전자 결재 시스템	10년
				통합 인명 DB	10년
				경영 정보 시스템	10년
				기타	5년
			누리집	누리집 관리	10년
				홍보와 이벤트	5년
				사이버 기념관	10년
				기타	5년
			업무 일반	업무 일반	3년
	홍보관리	홍보	홍보 일반	언론 보도 광고	5년
				홍보물(영상, 브로슈어)	5년
				그 밖의 홍보물 관리	5년
			홍보 출판	희망 세상	10년
				단행본	10년
				출판 일반	5년
				출판물배포관리	3년
	기획 외부 문서 접수	기획 외부 문서 접수	기획 외부 문서 접수	기획 외부 문서 접수	5년
기념사업국	기념사업	법적 기념행사	기획 사업	계획안 수립	5년
				세부 실행 계획 수립	5년
				결과 보고서	5년
			지원 사업	계획안 수립	5년
				세부 실행 계획 수립	5년
				결과 보고서	5년
		일반 기념행사	기획 사업	계획안 수립	5년
				세부 실행 계획 수립	5년
				결과 보고서	5년
			지원 사업	계획안 수립	5년
				세부 실행 계획 수립	5년
				결과 보고서	5년
		기념행사 관리	위원회 운영	계획안 수립	5년
				결과 보고서	5년
		일반 업무 관리	일반 업무	일반 업무	5년
	기념관 추진	범추위 운영	각급 회의	공동 위원장 회의 관리	10년
				집행 위원회 관리	10년
				특별 위원회 관리	10년
				그 밖의 각급 조직 운영	5년
		추진팀 업무	기획 홍보	기획 홍보 계획	5년
				홍보물 제작	3년
				홍보 행사	3년
			조직 관리	조직 사업	3년
				추진 위원 모집	5년
				추진 위원 정보 관리	5년
			국내외 연대	국내 시민 단체	3년
				해외 시민 단체	3년
			모금 관리	모금 계획 수립	5년
				모금 사업	5년
			민주 발전 지원	공모 관리	3년
				심사위원회 관리	3년
			업무 일반	일반업무관리	3년
	추모 사업	추모 사업	추모 행사 기본 계획 수립	세부계획실행	5년
			주요 사업 실행	추모제 정보 관리	5년
				추모 제직원 관리	5년
				묘역도 제작	5년
				전태일, 4.9인혁당, 5.3 인천 항쟁, 범국민 합동 추모제 등	5년
				개별 추모제	5년
			공동 기획 행사	추모 행사 지원	5년
				행사 지원	5년
				관련 행사 지원	5년
				예산 관리	5년
	연대 사업	국내 협력	연대 사업 관리	기본 계획 수립	5년
				세부 계획 수립	5년
				예산 관리	5년
			기획 연대	공동 추진 사업	5년
			일반 연대	행사 지원	5년
				단순 지원	5년
	국제 협력 및 지원	국내외 연구, 조사	국내 연구 및 조사	기획 운영	5년
				보고서 제작과 배포	5년
			국외 연구 및 조사	기획 운영	5년
				보고서 제작과 배포	5년
			정보자료실	자료 제작과 배포	5년
				웹사이트	5년
		연구 지원	국제 공동 연구	기획	5년
				관리	5년
				보고서 제작과 배포	5년
			아시아 실태 연구	기획	5년
				관리	5년
				보고서 제작과 배포	5년
		국제 학술 회의	동아시아 심포지엄	기획과 운영	5년
		국제교류	유럽현장탐방	기획과 운영	5년
				보고서 제작과 배포	5년
			국제회의/행사	보고서 제작과 배포	5년
		시민 단체 지원	시민 단체 지원	국제회의/행사 개최	5년
				국제회의/행사 참가	5년
		아시아 민주화 지원 교류	교류단 파견	기획	5년
				운영 및 관리	5년
		다매체 제작	출판	기획 및 운영	5년
				제작과 배포	5년
			영상	기획과 운영	5년
				제작과 배포	5년
		사료, 교육 국제화	사료, 교육 국제화	홀로코스트 기념관 관계자 초청 강연	5년
				시민교육관계자초청국제워크숍	5년
				독일 연방 정치 교육원 연수	5년
				테마가 있는 교사 연수	5년
		민주주의 포럼	인력 운영	인력운영	5년
			민주주의 포럼	기획	5년
				운영 및 관리	5년
		민주주의 강연	민주주의 강연	기획	5년
				운영과 관리	5년
	문화 콘텐츠	수집	민중 가요	계획안 수립	5년
				외부 전문가 관리	5년
				결과물 관리	5년
		제작	이동 전시 세트	계획안 수립	5년
				디자인 관리	5년
			인형극	계획안 수립	5년
				세부 실행 계획 수립	5년
		운영	이동 전시 세트	구조물 관리	5년
				계획안 수립	5년
				디자인 관리	5년
				구조물 관리	5년
			인형극	회의 관리	5년
				결과보고서	5년
	부서 관리	재무	자금 관리	부서비 관리	5년
				경상비 관리	5년
				수입금 관리	5년
	기념사업 외부 문서 접수	기념사업 외부 문서 접수	기념사업 외부 문서 접수	기념사업 외부 문서 접수	5년
교육국	민주주의 이념과 내용의 보급	교재개발	영상개발	영상물 제작	5년
			인쇄개발	인쇄물 제작	5년
		연구및보급	연구	연구 관리	5년
			보급	배포	5년
	민주 시민 의식 함양	현장 체험	민주주의 현장 체험	민주주의 현장 체험	5년
		참여 프로그램	교사 참여	수업 사례 나눔 마당	5년
			청소년 참여	영화제	5년
	일반	일반 업무	사업 일반	연대 사업	5년
			사무 일반	사무 일반	5년
	교육 사업 외부 문서 접수	교육사업외부문서접수	교육 사업 외부 문서 접수	교육 사업 외부 문서 접수	5년
	민주 시민 교육	연구와 개발 서비스와 연대	연구	연구	5년
			개발	개발	5년
			서비스	공교육	5년
				시민 교육	5년
				정보 자료실	5년
			연대	연대 사업	5년
연구소	학술 연구	민주화운동 종합 정리	기본 연구서 발간	기획	5년
				계약 및 관리	5년
				출판과 배포	5년
			심화 연구서 발간	기획	5년
				계약과 관리	5년
				출판과 배포	5년
		민주주의 학술 연구	학술지 발간	기획과 관리	5년
				출판과 배포	5년
			민주화운동 학술 연구	기획	5년
				계약 및 관리	5년
				출판 및 배포	5년
			민주주의 연구서 발간	기획	5년
				계약 및 관리	5년
				출판 및 배포	5년
		학술 연구 교류	학술대회	기획	5년
				참가자 관리	5년
				홍보	5년
			번역서 발간	기획	5년
				계약과 관리	5년
				출판과 배포	5년
			학술 연구 자료 교환	자료 조사와 발송	5년
		연구 기획 강화	연구 자료 구입	자료 조사와 구입	5년
				도서 관리	5년
			연구 기획 위원회	관리	5년
		기타	행정 업무	문서 관리	5년
				판매 수입 관리	5년
			연구소 발간물 관리	발간물 배포 대장	3년
				배포 관리 대장	3년
				발간물 대장	영구
사료관	사료관 운영	사료관 정책 수립	사료관 정책	중장기 계획 수립	영구
			사료관 사업 계획과 예산	예산안	5년
				예산 수립	5년
			사료 기획 자문위원회운영	사료 기획 자문 위원회 구성과 운영	10년
			혁신 업무 관리	혁신업 무	5년
		사료 수집	사료 수집 정책	사료 수집 정책 수립	영구
				사료 수집 위원회 활동	10년
			사료 수집 업무	수집 업무	10년
				수집 정리 업무	10년
		사료 관리	사료 정리	사료 등록	10년
				사료 검수	10년
				사료 분류	10년
				사료 관리 시스템	10년
			사료 열람과 활용	지식 정보 자원 관리 사업	10년
				사료 열람	5년
			사료 보존	사료 보존과 서고 관리	10년
			사료관 대외 교류	국내 교류	5년
				국제 교류	5년
		구술	구술 업무	구술 중장기 계획	영구
				구술 자료 관리와 검수	10년
				구술 사료 목록집 증보판 제작	10년
		사료관 행정	전문 요원 인사 관리	비정규직 전문 요원과 아르바이트생 고용, 관리	5년
			대외 문서 관리	사료관 행정 관련 대외 문서 관리	5년
			사료관 일반 행정 관리	일반 행정	5년
				기타	1년
	사료 외부 문서 접수	사료 외부 문서 접수	사료 외부 문서 접수	사료 외부 문서 접수	5년